Wenn nicht sichergestellt werden kann, dass ein Vertreter des Autorenkollektivs bei Annahme des eingereichten Beitrages als „Freier Vortrag“ diesen halten kann, dann sollte der Beitrag nur als Poster eingereicht werden.

Im Falle einer Umwandlung einer „Poster“-Einreichung in einen „Freien Vortrag“, sollte der Beitrag zurückgezogen werden, wenn kein Autor, der am Beitrag mitgewirkt hat, ihn vorstellen kann.